Giải pháp chấm công là gì? Ưu và nhược điểm của mỗi hình thức
Hiện nay, “giải pháp chấm công” hay còn gọi là ứng dụng chấm công, phần mềm chấm công không còn trở nên xa lạ trong mắt các nhà quản lý doanh nghiệp. Trên thực tế, quản lý nhân sự chưa bao giờ là công việc đơn giản. Đặc biệt khi số lượng người lao động vượt quá tầm kiểm soát. Với những Doanh Nghiệp có trên 50 nhân sự, hay những doanh nghiệp sản xuất, quản lý nhân sự thủ công không còn hiệu quả.
Nhà quản lý dù có ” 3 đầu 6 tay” cũng không thể quản lý giờ giấc đi làm của mỗi nhân viên mỗi ngày. Trong khi đó, họ có vô vàn những công việc quan trọng khác cần thực hiện. Đó chính là lý do các giải pháp chấm công ra đời. Dưới đây là tổng hợp 3 giải pháp chấm công phổ biến hiện nay cũng như ưu nhược điểm của nó.
Giải pháp chấm công là gì?
Hiểu đơn giản, giải pháp chấm công là thiết bị thu thập thời gian check in và check out của người lao động. Chúng lưu lại thời gian làm việc của họ: đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, nghỉ phép,… Từ đó, nhà quản lý dễ dàng thực hiện công việc tính lương, trợ cấp chính xác, nhanh chóng và công bằng. Chấm công online giúp tối ưu hóa thời gian, giảm thiểu công việc và giấy tờ không cần thiết. Từ đó, tính minh bạch trong tổ chức cũng trở nên rõ ràng, hạn chế xảy ra trường hợp gian lận, tính sai.
Các giải pháp chấm công hiện có trên thị trường
Giải pháp chấm công bằng thẻ từ
Giải pháp chấm công bằng thẻ từ là sử dụng một chiếc thẻ thông minh có mã id riêng. Mỗi id của thẻ sẽ có thông tin của nhân viên. Mỗi thẻ này sẽ được cấp cho 1 cá nhân người lao động. Doanh nghiệp sẽ sử dụng một thiết bị gọi là máy đọc thẻ. Mỗi khi quẹt thẻ qua máy đọc, thông tin về id của nhân sự sẽ lưu vào máy tính qua một phần mềm kết nối với đầu đọc thẻ.
Sử dụng thẻ chấm công sẽ có một số ưu nhược điểm dưới đây:
- Ưu điểm
- Đa phần các dòng máy chấm công hiện nay có thiết kế khá đơn giản và gọn nhẹ. Do đó, chúng không đòi hỏi hay tiêu tốn nhiều diện tích lắp đặt.
- So với giải pháp chấm công bằng vân tay, sử dụng thẻ từ có độ nhạy bén tốt hơn. Ngoại trừ các trường hợp hỏng máy, thì đa phần việc xác nhận thông tin chỉ diễn ra từ 1s đến 2s
- Bộ nhớ lưu trữ của các dòng thẻ từ cũng cao hơn so với các dòng máy khác
- Chấm công bằng thẻ từ không bị tác động bởi thời tiết, môi trường, ngành nghề hay lĩnh vực công việc.
Ưu điểm là thế, nhưng sử dụng thẻ từ cũng bị hạn chế bởi một số nhược điểm dưới đây:
- Nhược điểm
- Trường hợp nhân viên quên thẻ, làm mất hay thẻ hỏng hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó, nhân sự sẽ phải đợi một thời gian làm thẻ mới.
- Thẻ sử dụng sau 1 thời gian sẽ xuống cấp cần phải thay
- Chấm công theo tuần tự từng người 1, sẽ xảy ra tình trạng xếp hàng dài đợi dẫn đến chấm công muộn
- Trường hợp nhân viên nhờ chấm công hộ sẽ xảy ra ở một số trường hợp. Do đó, nhà quản lý luôn phải quán triệt vấn đề này.
Giải pháp chấm công bằng vân tay
Chấm công bằng vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác nhân danh tính của người lao động. Nhân viên sẽ đăng ký các dấu vân tay lên máy. Dấu vân tay này sẽ được máy chấm công lưu trữ và quản lý trên bộ nhớ của máy. Hiện nay có 2 loại máy chấm công vân tay phổ biến:
Máy chấm công sử dụng cảm biến quang. Loại này sử dụng công nghệ quang học để lấy mẫu vân tay. Ưu điểm của nó là giá thành rẻ nhưng có thiết kế tương đối cồng kềnh và dày dặn.
Máy chấm công sử dụng cảm biến điện dung. Loại này sử dụng đế cảm biến điện dung tích hợp các tụ điện nhỏ với mật độ cao để thu thập dữ liệu về dấu vân tay. Ưu điểm của loại máy này là vân tay giả khó qua mặt được nó. Tuy nhiên, chi phí mua tương đối cao.
- Ưu điểm:
- Mỗi nhân viên bắt buộc phải tự mình thực hiện chấm công. Do đó, trường hợp chấm công hộ hoàn toàn không thể xảy ra hoặc rất khó
- Dữ liệu thu về luôn luôn chính xác và ở mức khách quan tốt nhất.
- Không một ai có thể vào thay đổi được thông tin, dữ liệu bởi máy có hệ thống phân quyền rõ ràng
- Giảm thiểu rắc rối đi kèm vì không phải mang thẻ mỗi ngày đến chỗ làm.
- Dữ liệu sẽ được thiết lập tự động tải về máy chủ của trụ sở chính nếu doanh nghiệp có nhiều cơ quan, phòng ban
- Nhược điểm:
- Thời gian chấm công sẽ lâu hơn. Do phải so sánh hình ảnh của vân tay vừa nhận với những hình ảnh đã tồn tại để xem có trùng khớp hay không.
- Khi đặt vân tay, nếu nhân viên không chú ý có thể đặt sai vị trí so với lúc đăng ký. Vì thế sẽ gây mất thời gian và ảnh hưởng đến những người phía sau.
- Môi trường làm việc và ngành nghề hoạt động cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của thiết bị, ví dụ nhân viên làm việc với nơi có môi trường bụi bẩn, ẩm ước, dầu mỡ nhiều bám vào tay thì sẽ không quẹt vân tay để chấm công được.
- Chấm công theo tuần tự từng người 1, sẽ xảy ra tình trạng xếp hàng dài đợi dẫn đến chấm công muộn.
Lưu ý và cách khắc phục:
- Khi đặt vân tay cần chú ý đặt thật chuẩn xác
- Tránh hiện tượng tay bị ướt. Điều này không những khiến độ nhạy của vân tay thấp hơn mà còn gây nên nguy hiểm
Giải pháp chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt ( Face ID) sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính và ghi nhận thời gian ra, vào của người lao động. Thiết bị này đối chiếu ảnh chụp khuôn mặt thu được với hình ảnh khuôn mặt có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Từ đó, thiết bị sẽ tự xác định thời gian làm việc, ra vào của nhân viên.
Cũng như các giải pháp khác, lượng thông tin về thời gian của nhân viên sẽ được lưu vào bộ nhớ máy. Sau đó, chúng được tổng hợp và xử lý bằng phần mềm, là cơ sở để tính lương, thưởng phạt đối với người lao động.
- Ưu điểm:
- Tình trạng chấm công hộ là hoàn toàn không thể xảy ra. Không ai có thể thay đổi thay đổi khuôn mặt để giống với người khác
- Phương pháp này đảm bảo chính xác tuyệt đối, tránh gian lận và công bằng. Do đó, nhân viên phải tuân thủ những nội quy và quy định mà doanh nghiệp đã đề ra.
- Người lao động không cần mang thẻ bên mình. Không có trường hợp tay ướt khiến vân tay không nhạy
- Tính bảo mật: Chấm công bằng khuôn mặt tránh được tình trạng người lạ làm giả thẻ để xâm nhập vào doanh nghiệp. Từ đó, tính an toàn và bảo mật được đảm bảo gần như tối đa.
- Chấm công khuôn mặt giúp nhân viên không phải trở về nhà để lấy thẻ từ trong trường hợp bỏ quên hoặc thẻ bị hư hỏng.
- Khả năng hoạt động linh hoạt: Chấm công khuôn mặt có thể thực hiện dễ dàng. Chỉ cần không che mặt, không đeo khẩu trang thì thao tác thực hiện nhanh chóng.
- Khả năng hoạt động ổn định: Chấm công khuôn mặt không yêu cầu nhân viên phải chạm vào máy. Do đó, khi chấm vân tay liên tục của nhiều người có thể khiến phần đầu quét vân tay bị mờ, hỏng hóc.
- Chip xử lý hiện đại: Nhận diện khuôn mặt là phương pháp tiên tiến hơn so với quét vân tay. Do đó, máy chấm công khuôn mặt cũng có bộ xử lý hiện đại và mạnh mẽ hơn.
- Có thể chấm công nhiều hơn 1 người cùng lúc
Giải pháp này áp dụng rộng rãi với nhiều mô hình quản lý khác nhau như: nhân viên tại văn phòng, nhà máy,… Thậm chí, các trường học cũng đang áp dụng hình thức này.
- Nhược điểm:
- Tốc độ xử lý tương đối chậm hơn so với dòng máy chấm công vân tay hay thẻ từ.
- Giá thành khá cao, cao hơn so với các dòng máy chấm công thông thường cùng phân khúc.
- Các tiêu chí khi lựa chọn giải pháp chấm công
- Số lượng nhân sự, ngành nghề kinh doanh
Tùy thuộc vào số lượng nhân sự, lĩnh vực kinh doanh để doanh nghiệp lựa chọn giải pháp chấm công phù hợp nhất. Ví dụ:
- Các doanh nghiệp sản xuất với lượng nhân sự quá đông, chấm công bằng thẻ từ có lẽ là lựa chọn hàng đầu. Bởi vì khi đó, cái họ cần là sự nhanh chóng và chính xác tuyệt đối.
- Các doanh nghiệp, phòng ban làm việc với tính bảo mật cao thì chấm công khuôn mặt được ưu tiên nhiều hơn
- Doanh nghiệp với số nhân sự vừa phải, mô hình hẹp thì chấm công bằng vân tay khá hợp lý
Chấm công bằng ứng dụng online
Đây là hình thức chấm công sử dụng các ứng dụng điện thoại hoặc desktop
- Ưu điểm:
- Người quản lý không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể chấm công hiệu quả
- Phần mềm linh hoạt đối với từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau.
- Tạo tác phong công nghiệp, làm việc chuyên nghiệp hơn cho mỗi nhân viên
- Hệ thống phần mềm giúp định vị công ty, doanh nghiệp. Nhân viên sẽ chỉ được tính giờ bắt đầu công việc và giờ kết thúc công việc khi check in tại vị trí của công ty.
- Nhược điểm:
- Đòi hỏi thiết bị phải có kết nối mạng
Phần mềm ứng dụng chấm công ImCheckin hỗ trợ cài đặt trên các thiết bị thông minh phổ biến hiện nay gồm Android và iOS
Chi phí
- Chi phí là một trong những lý do hàng đầu khi quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ nào đó. Khi chi phí hợp lý đi kèm với lợi ích tốt thì lựa chọn cũng càng cao.
- Tuổi thọ sản phẩm, tính hư hỏng
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp dựa theo tuổi thọ của nó. Với lượng nhân sự quá đông, khi một thiết bị hỏng hóc sẽ dẫn đến rất nhiều hệ quả xấu. Họ phải thay mới, tiến hành kết nối lại từ đầu, thậm chí là mất hết dữ liệu
Khả năng tích hợp với phần mềm tính lương
Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm tính lương để trả lương cho nhân viên. Và lúc này, các giải pháp chấm công phải có khả năng tích hợp với phần mềm. Khi đó, công việc kiểm tra ngày công cho đến tính toán lương bổng sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều.
Phần mềm quản trị nhân sự Anawork của MeU Solutions có thể tích hợp với các máy chấm công mang đến sự tiện dụng cho doanh nghiệp. Anawork còn có tính năng phân tích ngày công, chủ động giúp nhà quản lý tính toán chi phí với từng nhân sự.
Cải thiện Quản Trị Nhân Sự với Anawork
Anawork là một nền tảng quản lý nhân sự và số hóa toàn bộ các quy trình nghiệp vụ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Sử dụng Anawork để tạo các yếu tố nhất quán trong quy trình nghiệp vụ, tăng tốc độ và cải thiện khả năng cộng tác giữa các thành viên trong và ngoài các phòng ban, tổ chức.
Áp dụng phần mềm quản lý nhân sự và số hoá quy trình, các doanh nghiệp có thể tự định nghĩa các quy trình chuyên biệt theo nhu cầu quản trị đặc thù và song song có thể luôn cải tiến quy trình một cách linh hoạt và liên tục giúp cho việc vận hành hoạt động doanh nghiệp một cách tối ưu.
Hãy cùng khám phá xem Anawork có thể giúp tối ưu hoá thời gian và chi phí quản lý trị nhân sự và số hoá quy trình nghiệp vụ của bạn ngay hôm nay
Địa chỉ: L17-11, Tầng 17, Tòa Nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam. Tổng đài hỗ trợ: 0866226077 – Email: support@anawork.com
Mã số doanh nghiệp: 0314105010 do Sở Kế hoạch & Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 09/11/2011
