Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự – doanh nghiệp cần gì?

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự – doanh nghiệp cần gì?

Với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên, hoạt động và hệ thống quản lý đã có sự ổn định qua các năm thì nhu cầu chuẩn hoá lại hệ thống dữ liệu và cải tiến phương pháp quản lý nhằm nâng cao năng suất và tăng cường kỷ luật, văn hoá làm việc để có thể đón chu kỳ tăng trưởng mới.

Do đó, yêu cầu đặt ra là giải pháp phải chuyên nghiệp, đồng bộ, hiệu quả và thực tiễn, đặc biệt rủi ro là thấp nhất có thể. Quản lý nhân sự là một bài toán khó với tất cả các doanh nghiệp. Nhất là khi quy mô doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, bộ não con người dường như không thể thực hiện tốt được các công tác quản lý một số lượng lớn nhân lực trong một công ty. Từ đó, nhu cầu về các phần mềm quản lý nhân sự ra đời và ngày một tăng

Tuy nhiên, việc lựa chọn một phần mềm từ nhà cung cấp là công việc không hề đơn giản. Có đến 60% doanh nghiệp đã phải thay đổi nhà cung cấp khi phần mềm đã xây dựng gần xong hoặc đã đưa vào sử dụng nhưng lại không đạt được hiệu quả như mong muốn do thiếu kinh nghiệm chọn lựa phần mềm hoặc quá trình chọn lựa diễn ra quá sơ sài

Vậy, doanh nghiệp cần thông qua những bước nào để tìm được sản phẩm phù hợp với nhu cầu?

  1. Xác định yêu cầu thực tế của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần tiến hành lập danh sách những vấn đề cần giải quyết, những vấn đề tồn đọng do chính sách quản lý cũ, nhu cầu thiết yếu mong muốn có được từ phần mềm hỗ trợ và định hướng của công ty. Ngoài ra, các quản lý cấp cao cần tiến hành họp bàn để đưa ra ngân sách dự kiến có thể đầu tư.

  1. Nghiên cứu các phần mềm nhân sự có sẵn trên thị trường

Internet là một công cụ hữu hiệu khi doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về các phần mềm sẵn có trên thị trường hiện nay. Lên danh sách các phần mềm hoặc nhà cung cấp tiềm năng và bắt đầu liên hệ để trao đổi về yêu cầu của công ty và tính khả dụng của phần mềm

Đây chính là giai đoạn công ty loại bỏ những phần mềm không đáp ứng được yêu cầu về chức năng và tính tương thích đối với doanh nghiệp

  1. Demo phần mềm

Yêu cầu nhà cung cấp tiến hành demo phần mềm để xác định liệu hệ thống vận hành có đáp ứng được nhu cầu về chức năng để phục vụ nghiệp vụ doanh nghiệp hay không. Trong quá trình demo, doanh nghiệp cần ưu tiên kiểm tra 6 tiêu chí: khả năng tích hợp thực tế với các phần mềm hiện tại; dễ sử dụng; nhập liệu đơn giản; tính năng linh hoạt; có hiệu suất cao; hệ thống báo cáo đa dạng

Trong các buổi demo, dại diện doanh nghiệp cũng nên tạo ra một danh sách để kiểm tra, so sánh ưu, khuyết của từng phần mềm. Các tiêu chí này nên bao gồm: giá cả, giao diện người dùng, tính năng, khả năng tùy chỉnh và nâng cấp, chất lượng dịch vụ hỗ trợ, thời gian triển khai dự án

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên có nhiều nhà cung cấp tiềm năng demo sản phẩm thay vì chỉ chọn một đến hai nhà cung cấp nhằm tìm ra sản phẩm phù hợp nhất với yêu cầu

Phần mềm nhân sự Anawork cung cấp các tính năng hỗ trợ nghiệp vụ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử Anawork

  1. Xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai của doanh nghiệp

Đến bước này, đã có thể hiểu được đầy đủ về yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp, về tính năng đáp ứng và chi phí phần mềm của các nhà cung cấp (Bao gồm cả phần mềm, phần cứng, dịch vụ triển khai và dịch vụ hỗ trợ). Tùy thuộc vào phạm vi yêu cầu của doanh nghiệp, khả năng của nhà cung cấp, bạn sẽ xác định được các yêu cầu nào phần mềm có sẵn, tinh chỉnh hoặc phải phát triển thêm. Đưa ra được thời gian, giai đoạn triển khai của dự án của từng nhà cung cấp. Bạn cần họp tổ dự án đánh giá và xác định lại yêu cầu, phạm vi triển khai triển khai dự án để phù hợp với ngân sách, thời gian và chiến lược doanh nghiệp.

  1.      Đàm phán

Sau khi xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai dự án, bạn cần tiếp tục làm việc, đàm phán với các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn. Dựa trên các tiêu chí đánh giá trong bảng đánh giá, bạn sẽ đàm phán để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp về yêu cầu, phạm vi dự án, chi phí, lộ trình triển khai và dịch vụ hỗ trợ. Với các doanh nghiệp lớn, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét kỹ chiến lược phát triển phần mềm và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp để đảm bảo việc ứng dụng phần mềm phù hợp với chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

  1. Ra quyết định

Ra quyết định lựa chọn luôn là công việc khó với nhiều người. Tuy nhiên nếu bạn thực hiện đầy đủ các bước trên và có bảng đánh giá yêu cầu, thì công việc đó trở nên đơn giản, đạt được sự thống nhất và đồng thuận cao.

Tổng kết

Lựa chọn được phần mềm và nhà cung cấp phù hợp sẽ quyết định 60% thành công của dự án. Kết thúc công việc này là bắt đầu của quá trình “Quản lý triển khai dự án”. Đây là công việc quan trọng chiểm 40% thành công dự án, đòi hỏi phải có sự quản lý, giám sát, phối hợp tốt giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.

——————————————————————————————————————————————————————————–

Địa chỉ: L17-11, Tầng 17, Tòa Nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam. Tổng đài hỗ trợ: 0866226077 – Email: support@anawork.com

Mã số doanh nghiệp: 0314105010 do Sở Kế hoạch & Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 09/11/2011

 

Scroll to Top